Correspondence Log / Last Procedures for Making Client’s Decisions

Correspondence Log / Last Procedures for Making Client’s Decisions
Incoming – Out Going Logs with following up

สมัยที่ยังไม่มีคอมพิวเตอร์มาช่วยในการทำงานเอกสารทั่วไป เรามักใช้หนังสือรับส่งเป็น ส่วนช่วยบันทึกการเข้าออก เรื่องราว วันที่รับ-ส่ง ผ้รับ-ผู้ส่ง ความต้องการที่จะให้ตอบ หนังสือรับ-ส่ง เคยมีบทบาทมากในการทำงาน และการติดตามงานเอกสางานของ เจ้าของงานหรือผู้ว่าจ้าง กับ ผู้รับจ้างหรือผู้รับเหมา กรณีการไม่ตอบและการติดตาม ทวงถาม หลังจาก 15 วันไปแล้ว หรือ ตามที่กำหนดกันไว้ ใน วิธีการปฏิบัติการงานเอกสารของโครงการ (Project Correspondence Procedures), ในหลายลักษณะงานที่ใช้ โปรแกรมสำเร็จรูป ในการออกเอกสารต่างๆ หมายเลขเอกสาร การติดตาม หรือหมายเหตุต่างๆ ของเอกสารทำได้ง่ายรวดเร็วและมีระบบในการจัดเรียงข้อมูล-แจ้งเตือน เรื่องราวต่างๆ ที่จะติดตาม รวมทั้งการทำรายงานให้แต่ละภาคส่วนนำไปใช้ในการติดตามด้วย แต่งานก่อสร้างโดยทั่วไป การออกจดหมายหรือเอกสาร มักใช้งาน word และเก็บสมุดรับส่งไว้ใน งานตารางหรือ excel ข้อมูลในสมุดรับส่งหรือ Correspondence Logs ควรบันทึกอะไรไว้บ้าง ขึ้นอยู่กับ มาตรการการติดตามหรือ วิธีการทางเอกสาร, ตัวอย่างข้อมูลเบื้องต้น ที่ควรจะบันทึก

• วันที่ของเอกสาร – ควรบันทึกเป็นระบบ วันที่ของ คอมพิวเตอร์ เพื่อจะได้ไม่มีปัญหาในการจัดเรียง
• วันที่ส่งหรือรับ – เพื่อให้รู้ว่า ควรจะตอบกลับเมื่อใด กรณีมีความล่าช้าในการรับส่ง
• หมายเลขเอกสาร- ควรมีการรับรู้ทั้ง 2 ฝ่าย กรณีโครงการขนาดใหญ่ เช่น TTCL/PPTAR-L-008
• หัวเรื่อง Subject ใช้ตามหัวเรื่องเอกสาร หรือหัวเรื่องย่อยสำหรับงานส่งเอกสารทั่วไป
• ส่วนงาน หรือ พท. บางโครงการอาจหลายส่วนงาน เช่น Safety, QA/QC, Planning, QS and etc., หรือ พท. เช่น OSBL / ISBL
• เพื่อ for Approval, Comment, Information หรือ อื่นๆ ควรใช้ อักษรย่อ เช่น FA-for approval, FI-for information
• รายละเอียดย่อ – ผู้ออกจดหมายหรือเอกสาร ควรมีโน๊ตให้ผู้บันทึก
  เอกสารแนบ ส่วนนี้บันทึกไว้พอให้เข้าใจว่ามีอะรบ้าง
• ชื่อผู้รับ – ชื่อผู้รับ เช่น ผู้จัดการโรงงาน หรือผู้จัดการโครงการที่จดหมายอ้างถึง
• ชื่อผู้ส่ง - ชื่อผู้ลงนามในเอกสาร อาจต้องเพิ่มช่อง ผู้ทำเอกสาร กรณีมีหลายส่วนงาน แต่ผู้ลงนามคนเดียว หรืออาจระบุไว้ ตรงส่วนงาน ก้อได้
• หมายเลขเอกสารตอบกลับ – อาจมีเอกสารตอบกลับมาก กรณีเรื่องราวที่มีเงื่อนไขและสลับซับซ้อน
• วันที่เอกสารตอบกลับ – กรณีมีเอกสารตอบกลับหลายฉบับ จะมีความยุ่งยากในการจัดเรียง
• หมายเหตุ, บันทึกส่วนนี้ จะเน้นถึงการติดตามหรือข้อมูลเพิ่มเติม
  เกี่ยวข้อง Concerned to Cost / Time Impact หรือส่วนงานอื่นที่เกี่ยวข้อง
  

โปรแกรมที่จะใช้ ทำ หนังสือรับส่ง ควรเป็น โปรแกรมตาราง ที่สมามารถจัดเรียงข้อมูลได้ เช่น Lotus, Excel หรืออื่นๆ การจัดเรียง ที่ได้ผลมาจากการใส่ข้อมูลที่เป็นระบบ เช่น วันที่, ข้อมูลมีการเว้นวรรคหน้า หรือ ความเหมือน การใช้ตัวย่อ แต่ที่ลืมไม่ได้ เลยคือ ความถูกต้องหรือข้อเท็จจริง เอกสารบางฉบับ ส่งเพื่อข้ออนุมัติ แต่ถ้า บันทึกไว้ว่า FI มันก้อจะเพื่อการรับรู้อยู่แค่นั้น รอแล้วรอเล่า เฝ้าแต่รอ ก้อไม่มีการตอบกลับ ครบเวลาแล้ว ไม่ติดตาม เสาสร้างไม่ได้ แล้วหลังคาจะเสร็จได้อย่างไร รอฝนพรำลงมา จึงรู้ว่า ขาดความต่อเนื่องในการติดตาม